أهمية الوصف الوظيفي في تعزيز الأداء المؤسسي: دراسة تأثير غيابه على الفعالية الإدارية

مروان احمد كاظم الشمري

الدولة. – العراق

الاختصاص الدقيق _ ماجستير  ادارة التسويق السياحي

أهمية الوصف الوظيفي في تعزيز الأداء المؤسسي: دراسة تأثير غيابه على الفعالية الإدارية

 مقدمة

       يعتبر الوصف الوظيفي أداة أساسية في جميع المؤسسات، حيث يحدد بدقة المهام والمسؤوليات لكل موظف. ويأتي هذا الحرص على مبدأ التطوير كخطوة أولى نحو بناء بيئة عمل ناجحة، حيث يسهم وجود وصف وظيفي دقيق في تحسين الأداء وزيادة الكفاءة. فالوضوح في الأدوار يساعد الموظفين على فهم ما هو مطلوب منهم، مما يعزز من قدرتهم على تحقيق الأهداف المحددة. ومع ذلك، فإن غياب هذا الوصف يمكن أن يؤدي إلى تحديات كبيرة تؤثر على إدارة المؤسسات. فعندما تفتقر المؤسسة لوصف وظيفي واضح، قد تظهر مشاكل متعددة، مثل تداخل المسؤوليات وارتباك الأدوار، مما يخلق بيئة عمل غير مستقرة. الموظفون قد يشعرون بعدم اليقين حول مهامهم، مما يؤثر سلبًا على روح الفريق ويقلل من فعالية الأداء العام. بالتالي، فإن الحرص على وضع وصف وظيفي شامل ومحدد يعد خطوة ضرورية في مسيرة التطوير المؤسسي. إن المؤسسات التي تهتم بتحديد الأدوار والمسؤوليات بشكل دقيق تضمن تحقيق أهدافها بكفاءة، وتعمل على تعزيز الثقة بين الإدارة والموظفين، مما يساهم في بناء بيئة عمل إيجابية ومليئة بالتحفيز. لذا، يجب أن يكون الوصف الوظيفي جزءًا لا يتجزأ من استراتيجية أي مؤسسة تسعى إلى النجاح والاستدامة.

تعريف الوصف الوظيفي:

     هو عبارة عن وصف مكتوب للعمل الذي يقوم به الموظف بدأ من عناصر العمل الأساسية التي تحدد هذا العمل ويتكون الوصف الوظيفي بشكل عام من معلومات أساسية عن العمل وتتضمن هذه المعلومات فقرة قصيرة عن الاهداف الاساسية التي يجب أن يقوم بها الموظف و اسم العمل الوظيفي كما تضمن عبارات مفصلة عن المسؤوليات والواجبات مع وصف كل واجب ومسؤوليته في فقرة منفصلة.(سلطان ، 2021)

• أهمية الوصف الوظيفي

1. تحديد المهام: يوضح الوصف الوظيفي الأدوار لكل موظف، مما يسهل فهم متطلبات العمل.

2. تحسين الكفاءة: يساعد في تنظيم العمل وتوزيع المهام، مما يعزز جودة الخدمة والإنتاجية.

3. تقييم الأداء: يوفر إطارًا لتقييم الأداء وتحديد الاحتياجات التدريبية، مما يسهم في تطوير مهارات الموظفين.

• غياب الوصف الوظيفي

عندما تفتقر المؤسسات إلى وصف وظيفي واضح، تظهر عدة مشاكل:

1. تداخل المسؤوليات: يؤدي غياب الوصف الوظيفي إلى تداخل المهام، مما يسبب ارتباكًا ويؤثر على فعالية العمل.

2. عدم وضوح التوقعات: يفتقر الموظفون إلى فهم واضح لما هو متوقع منهم، مما قد يؤدي إلى عدم الرضا الوظيفي.

3. توظيف غير مناسب: غياب المعايير الواضحة قد يؤدي إلى تعيين موظفين غير مؤهلين، مما يؤثر على جودة العمل.

• انتقادات للمديرين الذين يتجاهلون الوصف الوظيفي :

إن المدير الذي يتجاهل الوصف الوظيفي لا يضر فقط بمؤسسته، بل يظهر أيضًا عدم احترام للموظفين. هؤلاء المديرون الذين يتمسكون بمناصبهم لأسباب مالية، دون الاهتمام بتطوير بيئة العمل، يتحملون مسؤولية تدهور الأداء:

1. عدم الكفاءة: المدير الذي يتجاهل الوصف الوظيفي يعكس قلة كفاءته. عدم التنظيم يؤدي إلى فوضى داخل المؤسسة، مما يعيق تحقيق الأهداف.

2. عدم الاحترام: هؤلاء المديرون يظهرون عدم احترام لجهود موظفيهم. إن العمل في بيئة غير واضحة يجعل الموظفين يشعرون بأنهم غير مهمين، مما يؤدي إلى تدني الروح المعنوية.

3. تدهور الأداء: عندما ينشغل المديرون بنشاطات غير متخصصة، فإن ذلك يؤثر سلبًا على التركيز على الأهداف الأساسية. كيف يمكن لمؤسسة أن تتوقع النجاح عندما يكون القادة مشغولين بأمور هامشية.

4. زيادة التوتر: غياب الوصف الوظيفي ووضوح الأدوار يمكن أن يسبب توترًا بين الموظفين. كيف يمكن للموظف أن يعمل بفعالية عندما يشعر بعدم اليقين حول مهامه؟

• تأثير غياب الوصف الوظيفي على إدارة المؤسسات: ( نت)

يمكن أن يؤثر غياب الوصف الوظيفي على عدة جوانب في إدارة المؤسسات:

1. تدهور الأداء العام: عدم وجود وصف وظيفي يؤدي إلى ضعف التنسيق، مما يؤثر سلبًا على الإنتاجية.

2. صعوبة في التقييم: يصبح من الصعب تقييم الأداء وقياس النجاح، مما قد يؤدي إلى اتخاذ قرارات غير مدروسة.

3. فقدان الثقة: غياب الوصف الوظيفي يمكن أن يؤدي إلى فقدان الثقة بين الإدارة والموظفين، مما يُضعف الروح الجماعية.

ان التوظيف الصحيح للوظيفي هو الوثيقة التي تحدد كافة جوانب الوظيفة، بما عنوانها، المهام المطلوبة، وأساليب الأداء. يتناول أيضًا المسؤوليات والاختصاصات المتعلقة بالوظيفة، بالإضافة إلى الظروف المحيطة بأداء العمل والبيئة التنظيمية. يشمل ذلك نوع الإشراف، الوظائف التي يخضع لها، ومتطلبات شغل الوظيفة مثل المؤهلات والخبرات اللازمة. يُعتبر هذا التوصيف بمثابة اتفاق بين الإدارة والموظفين، حيث يوضح الواجبات والحقوق لكلا الطرفين. كما يُعتبر أساسًا لإدارة الأداء وتقييمه، مما يسهم في تحفيز الموظفين على تحقيق الإنجازات. التوصيف الوظيفي يُساعد في توضيح التوقعات ويعزز الفهم المتبادل بين الإدارة والعاملين.( جمال الدين ،)

• عوامل بناء الموظف:

حيث يعتمد هيكل الموظف على مجموعه من العوامل في بناء الموظف التي تكون الهيكل الوظيفي والتي تعد من العوامل المتوفرة في الموظف.

حيث يمكننا أن نعرف ونشرح كل عامل من هذه العوامل كالتالي:

1 . المؤهلات التعليمية للفرد ومستوى التعليم فكلما زاد مستوى تعليم الفرد زادت إمكانية نمو هيكله الوظيفي حيث يدعم التعليم والتدريب هيكل الموظف ويضفى له طابع العلمي وسرعة الاستيعاب.

2 الخبرات الوظيفية حيث تعد سنوات العمل التي يقضيها الموظف في وظائف متعددة منبع للخبرة أكثر من سنوات العمل التي يقضيها الموظف في وظيفة روتينية واحده أي انه كل ما تعددت الوظائف والخبرات الوظيفية للموظف ازداد حجم هيكل الموظف.

3 . الرغبة في التطوير وتطوير الذات عن الرغبة في التطوير سوف يكون هنالك إدخال لتقنيات وآليات جديدة في العمل تضفي جانب جديد من الخبرة الوظيفية من خلال استخدام أساليب جديدة تطور المهارات الشخصية بالإضافة لتطوير بيئة العمل بالمكتب

4. المؤهلات الشخصية والصفات الذاتية للفرد أي أن الفرد كل ما كان ذو شخصية تفاعلية منفتحة مع المجتمع واجتماعي اكتسب خبرات أكثر ونقلت إليه خبرات وتجارب الآخرين من خلال الاحتكاك بهم وممارسه العمل معهم

5. سرعة التعلم: كلما كان الشخص لدية الرغبة في التعلم ولديه القدرة على الاستيعاب سريعا استطاع أن يجمع ويراكم لديه كمية أكبر من التراكمات المعرفية التي تثري هيكل الموظف.

6. القدرة على الإبداع: كلما كان لدى الشخص القدرة الإبداعية كلما فتح أفاق جديدة لمخيلته وحصيلته من الخبرة تزداد من خلال التجربة والاختراع بالتالي يقوى ويتعزز هيكل الموظف.

• الاستنتاج:

        يعتبر الوصف الوظيفي عنصرًا حيويًا في تحسين الأداء المؤسسي. يجب على المؤسسات أن تدرك أهمية تحديد الأدوار والمسؤوليات لضمان تحقيق أهدافها. إن غياب الوصف الوظيفي لا يؤدي فقط إلى الإرباك وعدم الفعالية، بل يمكن أن يؤثر أيضًا على سمعة المؤسسة وجودة الخدمة المقدمة.

توصيات:

     تطوير وصف وظيفي واضح: ينبغي على المؤسسات وضع وصف وظيفي شامل لكل المناصب، مع تحديثه بشكل دوري.

– تشجيع التقييم المستمر: يجب أن تكون هناك آلية لتقييم الأداء بناءً على الوصف الوظيفي.

– تدريب القادة: يجب تدريب القادة والمسؤولين على أهمية الوصف الوظيفي وكيفية استخدامه بشكل فعال.

بهذا الشكل، يمكن للمؤسسات تحسين أدائها وضمان تحقيق أهدافها بكفاءة، بعيدًا عن التشتت الذي يحدث بسبب غياب الوضوح في الأدوار.

مع خالص التقدير

• المصادر

•           السلطان عبد الموجد ، 2021 ، دليل الوصف الوظيفي ،جامعة نينوى ، الإصدار الأول ، تاريخ الإصدار 13 /  2020/ ص 6

•           https://uoninevah.edu.iq/medicine/wp-content

•           احمد الزهراني نت https://bti.mtu.edu.iq/wp-

•           يسرى جمال الدين واخرون ، دليل الوصف الوظيفي ، جامعة وادي الرافدين ص 88

•           https://sudanile.com